Verze 2026-09-29.2

Tady popisujeme, jaké osobní údaje Hort zpracovává, proč, komu je svěřuje, jak dlouho je drží a jaká máte práva. Popisujeme skutečný stav aplikace ke dni této verze, ne záměry.

Kdo vaše údaje zpracovává

Hort (aplikaci Hort, správu a web hortpassport.cz) provozuje {{NAZEV}}, IČO {{ICO}}, se sídlem {{SIDLO}}, zapsaná v {{REJSTRIK}}.

S čímkoli, co se týká osobních údajů, nám napište na {{KONTAKT_EMAIL}}, písemně na adresu {{KONTAKT_ADRESA}}. Pověřence pro ochranu osobních údajů jsme nejmenovali; žádosti vyřizuje přímo provozovatel.

Kdy jsme správce a kdy zpracovatel

Hort používají majitelé domů sami za sebe i firmy, například developeři, správci nemovitostí a společenství vlastníků, které v Hortu vedou domy svých klientů.

Když si účet založíte sami a vedete v Hortu svůj dům, jsme správcem vašich údajů my.

Když vás do Hortu pozvala firma nebo váš dům vede ve své správě, je správcem údajů, které o vás a o domě vede, tato firma. My je zpracováváme jejím jménem a podle jejích pokynů. Žádost k těmto údajům můžete poslat firmě i nám; pokud přijde nám, předáme ji firmě a řekneme vám to.

Údaje potřebné k provozu a zabezpečení účtu (přihlášení, relace, provozní záznamy) zpracováváme vždy jako správce.

Jaké údaje zpracováváme

Jen to, co do Hortu zadáte vy, firma, která váš dům vede, nebo lidé, kterým jste k domu dali přístup, a údaje, které vznikají při používání:

  • Účet: jméno, e-mail, telefon (nepovinný, slouží k podpisu kódem ze SMS), oslovení a zda chcete mít po ruce člověka z Hortu, den ověření e-mailu. Heslo držíme jen jako neodvratitelný otisk (Argon2id), tajný klíč dvoufázového přihlášení šifrovaný, u přístupových klíčů (passkeys) jen veřejnou část a vámi zvolený název.
  • Souhlas s podmínkami a zásadami: verze dokumentu, den a čas, adresa IP a cesta, kudy souhlas přišel.
  • Přihlášení a zabezpečení: relace (adresa IP, prohlížeč nebo zařízení, čas poslední aktivity), historie přihlášení (výsledek pokusu, adresa IP, prohlížeč), počítadla neúspěšných pokusů.
  • Provozní záznamy: kdo kdy použil kterou funkci Hortu a stručný popis akce (může obsahovat jméno, například u odebraného kontaktu), záznam odeslaných e-mailů (adresát, druh zprávy, výsledek, adresa IP), stopa zásahů správy a historie změn záznamů (kdo, kdy, co bylo předtím a potom).
  • Dům: název a adresa, popis, místnosti, zařízení, revize, záruky, vady a servis, odečty měřidel, plány, projekty a výkresy, časová osa a stavební deník, včetně jmen lidí, kteří v nich jsou uvedeni.
  • Doklady a fotky, které nahrajete: soubor, jeho název, typ, velikost, popis a otisk obsahu. Z fotek před uložením odstraňujeme polohu GPS a další metadata (EXIF, XMP, IPTC). U souborů PDF metadata neodstraňujeme.
  • Podpisy: jméno podepisujícího z účtu, telefon, na který přišel kód, čas podpisu a poslední číslice kódu. Samotný kód držíme jen jako otisk.
  • Předání a prodej domu: jména a kontakty prodávajícího a kupujícího, schválení, podklady k převodu, kopie obsahu passportu ke dni předání a prodejní sady s označením jejich příjemců.
  • Zakázky řemeslníků a oznámení: kdo zakázku zadal a převzal, zprávy a jejich přílohy, potvrzení přečtení oznámení.
  • Rodina: jména členů domácnosti a jejich role, kontakty (jméno, role vlastními slovy, telefon, poznámka), klíče a komu jsou půjčené, práce a nákupní lístek. Jsou to údaje dalších lidí, které zapisujete vy. Vidí je jen ten, kdo dům drží a kdo je zapsal, a s domem se nepředávají.

Proč údaje zpracováváme a na jakém základě

  • Poskytování Hortu podle podmínek používání (účet, dům, doklady, podpisy, předání, zakázky): plnění smlouvy, čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR.
  • Zabezpečení, odhalování zneužití a doložení, kdo co udělal (relace, historie přihlášení, provozní záznamy, stopa správy, historie změn, nemazatelné důkazní záznamy): oprávněný zájem, čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.
  • Evidence souhlasu s podmínkami a zásadami: oprávněný zájem doložit, s jakým zněním jste souhlasili.
  • Údaje členů domácnosti a kontaktů: oprávněný zájem poskytnout vám funkci, kterou jste si pro svou domácnost vybrali. Zapisujte jen to, co pro chod domácnosti opravdu potřebujete.
  • Údaje, které zpracováváme jménem firmy: podle pokynů firmy; právní základ určuje firma jako správce.

Nerozhodujeme o vás automatizovaně a nevytváříme profily. Hort neobsahuje reklamu ani analytické měření a údaje neprodáváme.

Komu údaje svěřujeme

Údaje zpracovávají tito poskytovatelé, každý jen v rozsahu, který potřebuje ke své službě:

  • Supabase (databáze a šifrované kopie záloh): datové centrum v Irsku (EU). Ukládá všechna data Hortu včetně nahraných souborů.
  • Vercel (provoz serveru, aplikace a webu): výpočty v Dublinu (EU); požadavky procházejí jeho sítí pro doručování obsahu.
  • Resend (odesílání e-mailů): region EU. Dostává adresu příjemce, jméno a obsah zprávy (pozvánka, ověřovací kód, odkaz k novému heslu, bezpečnostní upozornění).
  • SMSbrána.cz (odesílání SMS, Česká republika): dostává telefonní číslo a text SMS s kódem k podpisu.
  • OpenAI (rozpoznání obsahu fotky): jen u fotek, které rozpoznáváme; podrobnosti v oddílu o rozpoznání fotek.
  • Hetzner (server provozovatele v Německu, EU): šifrované noční zálohy databáze, provozní nástroje a zkoušky nové verze nad kopií dat ze zálohy.

Supabase, Vercel, Resend a OpenAI jsou společnosti se sídlem v USA. Pokud při jejich službě dojde k předání údajů mimo Evropský hospodářský prostor, opírá se o standardní smluvní doložky Evropské komise ve smlouvách o zpracování s těmito poskytovateli.

Tým Hortu pracuje s údaji jen v rozsahu nutném pro podporu, zabezpečení a provoz. Správce platformy může do dat firem a domů nahlédnout jen ke čtení a každý takový přístup se zapisuje do stopy.

Firma, která váš dům vede, a lidé, kterým jste k domu dali přístup (například řemeslník k zakázce nebo kupující při předání), vidí údaje domu jen v rozsahu svého oprávnění. Dalším příjemcům údaje předáme jen tehdy, když nám to ukládá zákon.

Rozpoznání fotek pomocí umělé inteligence

Některé obrazovky umí k fotce navrhnout popis a u zakrývané konstrukce i zákres vedení. Ve stavebním deníku se rozpoznání spustí samo, když k novému zápisu přidáte fotku. Fotku a případné krátké upřesnění, co zachycuje, k tomu pošleme službě OpenAI.

Fotku posíláme bez polohy GPS a dalších metadat a s pokynem, aby OpenAI odpověď neukládala. OpenAI podle svých podmínek data z tohoto rozhraní nepoužívá k učení modelů a může je uchovávat nejvýš 30 dní kvůli odhalování zneužití.

Výsledek je jen návrh: doplní se do formuláře a před uložením nebo podpisem ho můžete upravit nebo smazat.

Jak dlouho údaje uchováváme

  • Účet a jeho údaje: po dobu trvání účtu.
  • Relace (adresa IP, zařízení): do 30 dní po skončení přihlášení. Přihlášení skončí po 30 dnech nečinnosti, u správy dříve.
  • Historie přihlášení, provozní záznamy o použití funkcí a záznam odeslaných e-mailů: 90 dní.
  • Ověřovací kódy a výzvy k přihlášení: den po vypršení. Počítadla neúspěšných pokusů: 15 minut. Výzva k podpisu kódem ze SMS, kterou nikdo nepotvrdil: 24 hodin.
  • Členové domácnosti a kontakty: do odebrání. Odebraného člena nebo kontakt jde 30 dní vrátit, pak ho natrvalo smažeme. Nákupní lístek a poznámky mažeme hned při odebrání.
  • Údaje domu, doklady, fotky a deník: po dobu, kdy je dům v Hortu veden. Při předání domu přejde passport na nového majitele; Rodina se nepředává.
  • Důkazní záznamy (oddíl níže) a souhlasy s podmínkami: nemazatelné; uchováváme je po celou dobu, kdy Hort vede dům, firmu nebo účet, ke kterým patří.
  • Stopa zásahů správy a historie změn záznamů: 10 let od zápisu, pak je smažeme. Do té doby je nejde změnit ani smazat.
  • E-mail, na který firma nebo Hort poslali osobní pozvánku: do 30 dní po tom, co pozvánka vypršela, byla použita nebo zrušena; pak ho z pozvánky smažeme.
  • Zálohy: databázi zálohujeme každou noc v šifrované podobě. Denní zálohy mažeme po 14 dnech, týdenní po 8 týdnech. Smazaný údaj tak může v záloze přetrvat nejvýš 57 dní; ze zálohy se obnovuje jen při havárii.

Důkazní záznamy

Některé záznamy slouží jako důkaz o tom, co se v domě stalo, a po uložení je nejde změnit ani smazat nikomu, ani nám: podepsané listy stavebního deníku, provedené revize, servisní záznamy, zapsané vady, nahrané doklady a jejich verze, doložené události časové osy, podpisy, podklady a kopie k předání domu, prodejní sady, stopa správy, historie změn a souhlasy. Chybu opravuje nový záznam, původní zůstává viditelný. Stopa správy a historie změn se po 10 letech smažou (oddíl o uchovávání).

Pokud požádáte o výmaz, u těchto záznamů může převážit potřeba doložit, co se v domě stalo, a hájit právní nároky (čl. 17 odst. 3 písm. e) GDPR). Každou žádost posoudíme jednotlivě a vysvětlíme vám, co a proč zůstane.

Vaše práva

Máte právo na přístup ke svým údajům, jejich opravu, výmaz, omezení zpracování, přenositelnost a právo vznést námitku proti zpracování na základě oprávněného zájmu.

Žádost pošlete na {{KONTAKT_EMAIL}}. Vyřídíme ji bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce; když bude složitá, řekneme vám, proč potřebujeme víc času. Abychom údaje nevydali cizímu, můžeme ověřit, že žádost posíláte vy, nejlépe z e-mailu vašeho účtu.

Oslovení upravíte v profilu aplikace. Opravu jména, změnu e-mailu nebo telefonu, stažení všech dat a zrušení účtu zatím vyřizujeme na žádost e-mailem.

Pokud nesouhlasíte s tím, jak s údaji zacházíme, můžete podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.gov.cz.

Zabezpečení

Spojení s Hortem je šifrované (HTTPS). Hesla držíme jen jako otisk, tajné klíče dvoufázového přihlášení šifrujeme. Správa firem vyžaduje dvoufázové přihlášení. Server se k databázi připojuje rolí, která nemůže vypnout ochranu důkazních záznamů ani měnit strukturu databáze. Zálohy jsou šifrované a klíč k nim poskytovatel databáze nemá. Nahrané soubory kontrolujeme podle skutečného obsahu a PDF s aktivním obsahem odmítáme.

Pokud dojde k porušení zabezpečení, které by mohlo ohrozit vaše práva, oznámíme ho do 72 hodin Úřadu pro ochranu osobních údajů, a je-li riziko vysoké, i vám.

Cookies a úložiště v zařízení

Hort používá jen cookies a úložiště nezbytné pro přihlášení a chod aplikace; proto se na ně souhlas nevyžaduje. Analytické ani reklamní cookies nepoužíváme.

  • hortos_session: přihlášení do správy, do odhlášení nebo vypršení přihlášení.
  • hort_obnova: obnova přihlášení aplikace Hort v prohlížeči; při každém použití se vymění.
  • hortos_vyzva, hortos_klic, hortos_vyzvednuti_odkaz a krátké cookies se zprávou po akci: kroky přihlášení a převzetí domu, platí několik minut.
  • hortos_dum: který dům máte na webu právě otevřený, 1 rok.
  • Aplikace Hort si v zařízení ukládá nastavení a kopii otevřených dat a dokladů, aby se rychle zobrazily. Při odhlášení je smaže. V iPhonu drží přihlášení v Klíčence jen tohoto zařízení, bez synchronizace přes iCloud.
  • Web hortpassport.cz používá cookie hort_zamek k ověření přístupu na web, 30 dní.

Změny těchto zásad

Každé znění má verzi, kterou vidíte nahoře. Když znění změníme, při dalším přihlášení vás požádáme o nový souhlas. Souhlasy se staršími verzemi zůstávají uložené.